Beschreibung
Besprechung professionell und effektiv gestalten
„Wenn Kommunikation der Klebstoff ist, der Organisationen zusammenhält, dann ist jede Besprechung eine Tube Klebstoff.“ Soll ein Klebstoff kleben, so müssen die zu klebenden Flächen gut vorbereitet werden und die Klebung mit großer Sorgfalt vorgenommen werden. Dies gilt ebenso für Besprechungen. Sorgfalt bei der Vorbereitung, professionelle Leitung sowie die Kenntnis praxisbewährter Techniken zur Strukturierung des Arbeitsprozesses, sind die Voraussetzung für Zeiteffizienz, Ziel- und Ergebnisorientierung.
Besprechungen brauchen klare Ziele, eine nachvollziehbare Struktur, knackige, hilfreiche Kurzpräsentationen, aussagestarke Rhetorik, nachvollziehbare Ergebnisse und ein hohes Maß an Verbindlichkeit – weiter nichts? Vor allem der Leiter der Besprechung ist gefordert, auf Effizienz zu achten, alle einzubeziehen und die Teilnehmenden zu Ergebnissen zu führen, die über die Besprechung hinaus Bestand haben. Gelingt dies nicht oder nur teilweise, verteuert sich jede Zusammenkunft extrem. Wer gute Besprechungen will, muss also investieren – der Aufwand lohnt sich allemal!
Der halbe Garant für Erfolg: Besprechungen gut vorbereiten
- Alternativen prüfen.
- Rahmenbedingungen berücksichtigen.
- Zielsetzung und Agenda schriftlich erstellen.
- Teilnehmer auswählen und aktivierend einladen.
- Grundsätze effektiver Besprechungen verinnerlichen.
Die Rolle des Besprechungsleiters
- Rechte und Pflichten in der Leiterrolle.
- Meine Doppelrolle als Besprechungsleiter und inhaltlich Beteiligter
- Die wichtigen ersten 5 Minuten einer Besprechung.
- Hilfsfunktionen anderer Teilnehmer.
- Leiterkompetenzen: steuern und moderieren.
Durch die Besprechung führen
- Besprechungsphasen erkennen und nutzen.
- Informationen visualisieren.
- Zeitmangement einer Besprechung.
- Das Ziel der Besprechung im Focus behalten: Ergebnisse und Lösungen erarbeiten.
- Besprechungen abschließen statt „beenden”.
- Regeln und Empfehlungen für das Protokoll.
Schwierige Situationen
- Störungen erkennen und angemessen reagieren (z. B. Vielredner, Blockierer).
- Mit Killerphrasen und Regelverletzung professionell umgehen.
Besprechungen nachbereiten und verbessern
- Besprechungsergebnisse sichern und umsetzen.
- Individueller Fragebogen und Teilnehmerbefragung zur kontinuierlichen Verbesserung einsetzen.
Ihr Nutzen
Nach dem Seminar wissen Sie,
- wie Sie eine Besprechung gut vorbereiten,
- was in eine aussagefähige Agenda gehört,
- wie Sie die Rolle des Besprechungsleiters bewusst gestalten,
- wie Sie die Teilnehmer einbinden und aktivieren,
- wie Sie Besprechungen mit Lösungen und Ergebnissen abschließen
- wie Sie dafür sorgen, dass Ziele mit angemessenem Aufwand umgesetzt werden.
Sie erhalten zum Seminar sofort einsetzbare Unterlagen und Checklisten für Ihre Arbeitssituation.
Methoden
Trainer-Input, Einzel- und Kleingruppenübungen, Simulation einzelner Besprechungssequenzen, Tipps für die Praxis, Diskussion und Erfahrungsaustausch.